Makale Lebibyalkın mevzuat dergisinden alınmıştır.


MDERGI/8789A.049

(Ağustos 2015 Sayı 140)

MALZEMELİ HİZMET ALIM İHALELERİNDE AŞIRI DÜŞÜK TEKLİF
AÇIKLAMASI VE ÖZELLİK GÖSTEREN DURUMLARÖmer KÖSE
Maliye Bakanlığı Denetim Elemanı



Özet

Malzemeli yemek hizmeti alım ihaleleri, içermiş olduğu yemek malzemesi ve hizmet itibariyle diğer hizmet alım ihalelerinden farklılık göstermektedir. Malzemeli yemek hizmeti alım ihaleleri, "ana çiğ girdi", "işçilik" ve "yardımcı giderden" oluşmaktadır. Aşırı düşük teklif sorgulamalarında, malzemeli yemek hizmet alımlarının teklif edilen fiyat içerisindeki oranı önem arz etmekte olup, bunun hesabı doğru olarak yapılmalıdır. Aksi halde, isteklinin vermiş olduğu teklif ihale dışı bırakılacak ve ihaleye katılan firma maddi kayba uğrayacaktır.

Anahtar Kelimeler: Malzemeli yemek hizmet alım ihalesi, ana çiğ girdi, işçilik gideri, yardımcı gider, aşırı düşük teklif sorgulaması.

1. Giriş

Malzemeli yemek alım ihaleleri, hizmet alım ihalelerinden biridir. Bu ihale türünde, kamu kurumları, ihale açarak, personeline verdiği yemek ihtiyaçlarını yüklenici firma aracılığı ile karşılamaktadırlar. Yüklenici firmalar, yemek malzemesini de kendileri sağlayarak yemek yapma, dağıtma ve yemekle ilgili temizlik hizmetlerini yerine getirmektedirler.

Yalnızca hizmet alımı ihtiva eden hizmet alımlarından farklı olarak, bu tür ihaleler malzeme de içermektedir. Bu noktada aşırı düşük teklif açıklamalarında, hizmet maliyetinin yanı sıra, yemek maliyetine ilişkin açıklamalar da yapılması gerekir. Bu nedenle, aşırı düşük teklif açıklamasında, diğer hizmet alım ihalelerinden farklılık göstermektedir.

Bu çalışmada, diğer hizmet alımlarından farklılıklar gösteren malzemeli yemek hizmet alım ihalelerinde aşırı düşük teklif açıklamaları, özellik gösteren durumlar konuları işlenecek ve konunun daha iyi anlaşılması amacıyla bir Kamu İhale Kurulu Kararı ile örneklendirilecektir.



2.Hizmet Alımlarında Aşırı Düşük Teklif Değerlendirmesi

Hizmet ihalelerinde aşırı düşük teklif değerlendirmesiyle ilgili olarak idarelerin uymak zorunda olduğu kurallar aşağıda gösterilmiştir.

Tekliflerin değerlendirilmesi safhasında, ihale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kamu İhale Kurumu tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar.

İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında olan isteklilerden açıklama isteneceğinin belirtilmesi halinde, sınır değerin altında olan teklifler ihale komisyonunca aşırı düşük teklif olarak tespit edilir.

Bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntılar yazılı olarak istenir.

İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen teklifler geçerli teklif olarak belirlenir.



3.Malzemeli Yemek Hizmet Alımı İhalelerinde Aşırı Düşük Tekliflerin Değerlendirilmesi

Malzemeli yemek hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere teknik şartnamede asgari iki haftalık örnek menü düzenlemesi yapılır ve bu menüde yer alan yemeklerin içerikleri ile çiğ girdi miktarları belirtilir.

Bu ihalelerde; teklifi aşırı düşük bulunan istekli öncelikle "ana çiğ girdi", "işçilik" ve "yardımcı gider" oranlarının belirtildiği Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetvelini (Kamu İhale Genel Tebliği, Ek- H.4) hazırlayarak açıklaması kapsamında sunar.

Açıklamanın geçerli kabul edilebilmesi için "(Ana Çiğ Girdi Maliyeti+İşçilik Maliyeti)/Toplam Teklif Tutarı" oranının 0,80'den az ve 0,95'den çok olmaması gerekir.

Oran belirtmeyen veya belirttiği oran 0,80'den az veya 0,95'den çok olan isteklilerin teklifleri reddedilir.

Ana çiğ girdi ibaresinden ilgili yemeğin pişirilmesi için gerekli temel girdiler anlaşılır. Bu çerçevede, isteklinin beyan ettiği orana uygun teklif sunması durumunda, yemek pişirilmesi için gerekli enerji giderleri (doğalgaz, LPG gibi), temizlik malzemeleri, su, sigorta giderleri, ilaçlama ve hijyen sağlama giderleri, bakım onarım, amortisman, nakliye, sözleşme giderleri ve genel giderler, portör muayenesi ve tali çiğ girdiler (tuz, baharat, tatlandırıcı vb.) gibi unsurlar "yardımcı girdiler" başlığında değerlendirilir ve bu unsurlar için açıklama sunulması gerekmez.

Örneğin; 1.000 öğün yemek alımı için çıkılan bir ihalede, birim fiyat olarak 5 TL teklif veren bir isteklinin, 5.000 TL olan toplam teklif bedelinin aşırı düşük olarak değerlendirilmesi ve istekli tarafından sunulan Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetvelinde "(Ana Çiğ Girdi Maliyeti+İşçilik Maliyeti)/Toplam Teklif Tutarı" oranının 0,90 olarak belirtilmesi halinde, teklifin 4.500 TL'sinin ana çiğ girdi ile işçilik toplamını içerdiği kabul edilir ve isteklinin sadece bu kısma ilişkin açıklama yapması gerekir. Teklifin 500 TL'lik kısmının ise yardımcı giderlere ilişkin olduğu kabul edildiğinden, bu kısma ilişkin açıklama yapılması gerekmemektedir.



4.Malzemeli Yemek Alımı İhalelerinde Ana Çiğ Girdi Maliyetlerinin Tevsik Edilmesi

Malzemeli yemek alımı ihalelerinde, ana çiğ girdi maliyetlerinin tevsiki noktasında öncelikle aşağıda belirtilen şekillerden biri kullanılarak açıklama yapılarak, aşırı düşük teklifin açıklanması gerekir.

İstekliler aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini aşağıdaki yöntemleri kullanarak açıklayabilirler.

4.1. Üçüncü Kişilerden Alınan Fiyat Teklifleri


Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin üçüncü kişilerden fiyat teklifi alınması durumunda, öncelikli olarak fiyat teklifini veren kişiyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre teklife konu mal veya hizmet için maliyet tespit tutanağı (Kamu İhale Genel Tebliği, Ek-O.5) veya satış tutarı tespit tutanağı (Kamu İhale Genel Tebliği, Ek-O.6) düzenlenecektir.

Tutanaklar fiyat teklifinin dayanağı olarak düzenlenecek olup, meslek mensubu tarafından muhafaza edilecek ve fiyat teklifinin ekinde idareye verilmeyecektir. Ancak idare veya Kurum tarafından gerekli görülmesi halinde bu tutanaklar meslek mensubundan istenebilecektir.

4.2. Maliyet Tespit Tutanağına Göre Birim Maliyet Fiyatının Tespiti

Maliyet birim fiyatının, Maliyet Tespit Tutanağına göre tespit edilmesi durumu; mamul/mal ve hizmet alım ihalelerine göre farklılık arz etmektedir.

4.2.1. Maliyet Tespit Tutanağı Dayanak Alınarak Fiyat Teklifi Sunulabilmesi İçin, Fiyat Teklifinin Mamul/Mala İlişkin Olması Halinde:

Mamul/malın birim fiyatının, tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması gerekmektedir.

4.2.2. Fiyat Teklifinin Hizmete İlişkin Olması Halinde İse:

İhaleye çıkılan hizmet için verilen teklif birim fiyatın, tutanakta tespit edilen toplam birim maliyetin altında olmaması, bu tespitin maliyet tespit tutanağında (Kamu İhale Genel Tebliği, Ek-O.5) yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından "Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (.../.../...) tarih ve (') sayılı maliyet tespit tutanağındaki ortalama/toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim." ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satış tutarı tespit tutanağı dayanak alınarak fiyat teklifi sunulabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80'inin altında olmaması, bu tespitin (Kamu İhale Genel Tebliği, Ek-O.6) formunda yapılması, fiyat teklifi üzerine meslek mensubu tarafından "Bu fiyat teklifindeki birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre tarafımca düzenlenerek onaylanan (.../.../...) tarih ve (') sayılı satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80'inin altında olmadığını beyan ederim." ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerinin teklife konu alanda faaliyet gösterenlerden alınması gerekmekte olup, bu belgelerin ihale tarihinden önce düzenlenmiş olması zorunlu değildir.

4.3. Kamu Kurum ve Kuruluşları Tarafından Sunulan Mal ve Hizmetlere İlişkin Fiyatlar

Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan hizmetlere ilişkin fiyat tarifeleri veya istekliye verilmiş fiyat teklifleri açıklama yöntemi olarak kullanılabilir. Bu usulle yapılmış açıklamanın geçerli olabilmesi için kullanılan fiyatların ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olması zorunludur.

4.4. Kamu Kurum ve Kuruluşları Tarafından İlan Edilen Fiyatlar

Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilan edilmiş fiyat tarifeleri açıklama yöntemi olarak kullanılabilir. Bu usulle yapılmış açıklamanın geçerli olabilmesi için ilan edilen fiyatların ihalenin ilan/davet ile ihale tarihi arasında (ihale tarihi hariç) geçerli olması zorunludur.

4.5. Ticaret Borsası Fiyatları

Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin 18/5/2004 tarihli ve 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununun 51'inci maddesinin (c) bendi uyarınca borsa idaresi tarafından düzenlenen ve ilgili malın ihale tarihinden önceki son 12 ayın herhangi bir işlem gününde gerçekleşen ortalama fiyatını gösteren belge ile açıklama yapılabilir.

4.6. Toptancı Hal Fiyatları

Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin 11/3/2010 tarihli ve 5957 sayılı Sebze ve Meyveler ile Yeterli Arz ve Talep Derinliği Bulunan Diğer Malların Ticaretinin Düzenlenmesi Hakkında Kanun uyarınca faaliyet gösteren toptancı hali idaresi tarafından düzenlenen ve ilgili malın ihale tarihinden önceki son 12 ayın herhangi bir işlem gününe ait ortalama fiyatını gösteren belge ile açıklama yapılabilir.

4.7. Özel veya Münhasır Hak Sahibi Kuruluşların Uyguladığı Fiyatlar

İlgili mevzuatı uyarınca, belirli mal veya hizmetlerin kamuya sunulması konusunda lehine sınırlama bulunan kuruluşların tedarikçisi oldukları mallar veya sunucusu oldukları hizmetler için uyguladıkları fiyatlar ile açıklama yapılabilir.

4.8. İsteklinin Kendi Ürettiği, Aldığı veya Sattığı Mallara İlişkin Fiyatlar

Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin olarak isteklinin kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ait fiyatların kullanılması durumunda, istekliyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre aşırı düşük teklif açıklamasına konu mal için düzenlenen Maliyet/Satış Tutarı Tespit Tutanağı (Kamu İhale Genel Tebliği, Ek-O.7) ile açıklama yapılabilir.

Maliyetler dayanak alınarak yapılan açıklamanın geçerli olabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta (Kamu İhale Genel Tebliği, Ek-O.7) tespit edilen ağırlıklı ortalama birim maliyetin altında olmaması ve isteklinin son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminde ihale konusu işte kullanılmasını öngördüğü mal miktarının en az yarısı kadar alım yapmış olması gerekir.

Satışlar dayanak alınarak yapılan açıklamanın geçerli olabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta (Kamu İhale Genel Tebliği, Ek-O.7) tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80'inin altında olmaması ve malın ticaretinin isteklinin faaliyet alanında olması gerekir.

İsteklinin son veya bir önceki geçici vergi beyanname döneminde 4734 sayılı Kanun kapsamındaki idarelere açıklama konusu mala ilişkin satış yapmış ve satılan malın idarece kabul edilmiş olması durumunda, maliyet/satış tutarı tespit tutanağı (Kamu İhale Genel Tebliği, Ek-O.7) sunulmasına gerek bulunmayıp sadece söz konusu satışa ilişkin fatura örnekleri veya bu örneklerin noter, YMM, SMMM ya da vergi dairesince onaylı suretleri ile de belgelendirme yapılabilir.

4.9. İsteklinin Ortağı Olduğu Tüzel Kişiye Ait İşletmeden Mal Çekmesiyle Oluşan Emsal Bedel

Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin olarak isteklinin ortağı olduğu tüzel kişiye ait işletmeden mal çekmesi veya satın alması durumunda söz konusu malın emsal bedeli ile değerlenmesi gereklidir. Emsal bedelinin tespitinde 4/1/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanununun ilgili hükümleri esas alınır. Bu durumda, Vergi Usul Kanununa göre hesaplanan emsal bedeli gösteren ve istekliyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından hazırlanarak imzalanan ve kaşelenen beyanın verilmesi yeterlidir.

Malzemeli yemek alımı ihalelerinde, ana çiğ girdi maliyetlerinin tevsiki amacıyla üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri kullanılamaz. Ancak yukarıda belirtilen yöntemlerden herhangi biri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda, üçüncü kişilerden alınan fiyat teklifleri ile açıklama yapılabilir.



5.Örnek Olay


Konunun daha iyi anlaşılması amacıyla örnek bir Kamu İhale Kurulu Kararına yer verilmiştir.

"İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,

'

ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasında çalıştırılacak personele ait giyim giderlerinin "yardımcı girdiler" başlığında değerlendirilmesi gerekirken "işçilik giderleri" kısmına dâhil edildiği, mevzuata aykırı olarak yapılan bu yanlış hesaplama ile işçilik giderinin toplam teklif tutarına oranını ve dolayısıyla da işçilik oranını değiştirdiği, bu mevcut hesaplama neticesinde Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetvelindeki, İşçilik Giderlerinin yanlış olarak hesaplamasına neden olduğu, bununla birlikte anılan istekli tarafından "baharat tuz" malzemeleri gibi tali çiğ girdilerin (tuz, baharat tatlandırıcı vb.) "yardımcı girdiler'' başlığında değerlendirilmesi gerekirken "ana çiğ girdileri" kısmına dahil edildiği, mevzuata aykırı olarak yapılan bu yanlış hesaplama ile ana çiğ girdi giderinin toplam teklif tutarına oranını ve dolayısıyla da ana çiğ girdi oranını değiştirildiği, bu mevcut hesaplama neticesinde Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetvelindeki ana çiğ girdi giderlerinin yine yanlış olarak hesaplandığı, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasında örnek menülerde yemeklerin içeriğinde bulunan ve Ticaret Borsası Bülteni'nde "baharat ve baharat fiyatı" var olmasına rağmen "kırmızı biber ve kırmızı biber fiyatı " öngörülerek yanlış hesaplamalar yapıldığı, Ticaret Borsası'nda bir ürünün fiyatı var iken başka bir ürünün fiyatı ile maliyet açıklamasının yapıldığı, iki ürün arasındaki birim fiyatın farklı olması sebebiyle ilgili isteklinin maliyetini düşürmeye yönelik bir hesaplama yaptığı, mevzuata aykırı olarak yapılan bu yanlış hesaplama ile de yine ana çiğ girdi giderinin toplam teklif tutarına oranını ve dolayısıyla da ana çiğ girdi oranının değiştirildiği, bu mevcut hesaplama neticesinde Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetvelindeki ana çiğ girdi giderlerinin de yine yanlış olarak hesaplandığı,

'

İhale üzerinde bırakılan istekli olan'' Şti.nin aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunmuş olduğu açıklamaları incelendiğinde, işçilik giderlerinin personel maaş, SGK, vergi giderleri, ulusal bayram ve genel tatil günleri mesai giderleri, personel yol giderinden oluştuğu, giyim bedelinin işçilik gideri içerisinde yer almadığı tespit edilmiştir. İşçilik giderinin toplam teklif tutarına oranın ise 0,295296 olarak hesaplandığı, (400.245,0276/1.355.405,04=0,295296) yani söz konusu isteklinin işçilik oranının doğru hesaplandığı belirlenmiştir.

Bununla birlikte tuz, baharat, kırmızı biber gibi kalemler yardımcı girdilerin içerisinde yer aldığından mevzuata göre bu kalemlere ilişkin açıklama sunulması gerekmemektedir. Ancak ihale üzerinde bırakılan isteklinin ana çiğ girdileri içerisinde karabiber, kırmızı biber, kırmızı kapya biber, kırmızı toz biber, kimyon, pul biber ve tuz kalemlerinin yer aldığı tespit edilmiştir. Mevzuat uyarınca söz konusu kalemlerin ana çiğ girdi girdilerinin içerisinde yer almaması gerektiği, ancak bu kalemlerin toplam bedelinin çok düşük bir tutar (1.601,192 TL) olduğu, bu tutar ana çiğ girdi maliyetinden çıkarıldığında 807.214,978 TL maliyetinin oluştuğu (808.816,170-1.601,193= 807.214,978 TL) ve baharat, tuz gibi yardımcı girdi maliyetinin (ana çiğ girdi+işçilik) maliyetinden çıkarılması sonucunda ulaşılan rakamın toplam teklif tutarına bölünmesiyle ulaşılan oranın 0,890848 ((807.214,978 + 400.245,0276)/ 1.355.405,04) olduğu, doğru şekilde hesaplanan oranın da mevzuatta belirtilen alt ve üst limitler içerisinde kaldığı belirlendiğinden, söz konusu istekli tarafından sehven yapılan hatanın anılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamalarının kabul edilmemesine gerekçe oluşturmayacağı ve başvuru sahibinin bu konudaki iddiasının yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır'."



6.Değerlendirme ve Sonuç

Malzemeli yemek ihaleleri, diğer hizmet alım ihalelerinden, içinde hem hizmet, hem de malzeme barındırması nedeniyle farklılık göstermektedir. Malzemeli yemek ihalelerinde "ana çiğ girdi", "işçilik" ve "yardımcı gider" unsurlarından oluşmaktadır.

Kanun koyucu, aşırı düşük teklif açıklamalarının; bu farklı maliyet unsurları (ana çiğ girdi, işçilik ve yardımcı gider) gözetilerek yapılması gerektiği yönünde düzenleme yapmıştır. Bu düzenlemeye göre, aşırı düşük teklifleri "ana çiğ girdi" unsuru konusundaki aşırı düşük teklif açıklamaları, yapılan açıklamada; açıklamanın geçerli kabul edilebilmesi için "(Ana Çiğ Girdi Maliyeti+İşçilik Maliyeti)/Toplam Teklif Tutarı" oranının 0,80'den az ve 0,95'den çok olmaması gerekir.

Malzemenin teminine ilişkin olarak da yukarıda belirtilen birimlerden temin edilecek belgelerle malzeme fiyatlarının belgelendirilmesi gerekmekte, yardımcı giderlere ilişkin açıklamaya gerek duyulmamaktadır.

Kamu İhale Kurulunca verilen örnek olaydaki kararda, itiraz eden istekli tarafından, aşırı düşük teklif veren firmanın personeline ait giyim giderlerinin "yardımcı girdiler" başlığında değerlendirilmesi gerekirken "işçilik giderleri" kısmına dâhil edildiği, ayrıca "baharat tuz" malzemeleri gibi tali çiğ girdilerin (tuz, baharat tatlandırıcı vb.) "yardımcı girdiler'' başlığında değerlendirilmesi gerekirken "ana çiğ girdileri" kısmına dahil edildiği, yapılan bu yanlışlıklar sonucu, aşırı düşük teklif açıklamasında istenilen maliyet/teklif oranının 0,80'den az ve 0,95'den çok olmama oranın tutmadığı yönündeki itiraza, Kamu İhale Kurumu Uzmanlarınca yapılan tetkikte, bu oranın sağlandığı ve itirazın kabul edilmediği sonucuna varılmıştır. Bu noktada, açıklama yapan firmanın hesaplamayı yanlış yapması halinde ihale dışı kalacak ve maddi bir kayba uğrayacaktı.

Sonuç itibariyle malzemeli yemek ihalelerinde, maliyeti oluşturan unsurların mevzuata uygun şekilde hesaplaması ve bunun açıklanması, ihaleye katılan firmaların, olası maddi kayıplarının önüne geçecektir.

Kaynakça

Hizmet Alımları Uygulama Yönetmeliği ile Kamu İhale Uygulama Yönetmeliği