Makale "Lebib Yalkın Mevzuat Dergisi"'nden alınmıştır.


İHALEDE BANKA REFERANS MEKTUBU SUNULURKEN DİKKAT EDİLMESİ
GEREKEN HUSUSLAR NELERDİR ?
Ömer KÖSE
Maliye Bakanlığı Denetim Elemanı

Özet

Kamu kurumlarınca açılan ihalelere katılan firmalar, finansal durumlarının, katıldıkları ihaleyi gerçekleştirebilecek finansal yapılarını kanıtlamak için bankalardan alınan banka referans mektuplarını sunarlar. Banka referans mektupları ihale mevzuatında yer alan şekil şartına uygun olarak alınmalı, mevzuatta belirtilen içeriğe de sahip olmalı ve ihale mevzuatında belirtildiği şekilde ihalelere sunulmalıdır. İstekliler tarafından sunulan banka referans mektubunun mevzuatta belirtilen şartları taşımadığının ihale komisyonunca tespit edilmesi halinde, ihaleden elenilmesi sonucunu doğuracaktır.

Anahtar Kelimeler: Banka referans mektubu, taahhüt, sözleşme, mal alım ihalesi, hizmet alım ihalesi, yapım işi, taahhüdün tamamlanması.

1.Giriş

Kamu kurumlarınca açılan ihalelere katılımda aranan belgelerden biri de, banka referans mektubudur.

Banka referans mektubu, ihaleye katılan isteklinin, sözleşme altına girilen işi tamamlayacak kadar finansal güce ya da desteğe sahip olduğunun bir göstergesidir. Şöyle ki, kamu kurumlarınca yapılan ihalelerde temel prensip; ödemenin, işin gerçekleşmesinden sonra yapılması esasına dayanır. Dolayısıyla işi gerçekleştirecek olan firmanın, Devletten parasını alana kadar, bu işi gerçekleştirmeye yetecek kadar finansal güce sahip olması ve bu durumun kanıtlanması gerekir.

İhale katılmak için gerekli olan diğer belgeler gibi, banka referans mektubu alırken dikkat edilmesi gereken belli bazı kurallar mevcuttur. Bu çalışmamızda banka referans mektubu alırken dikkat edilmesi gereken hususlar üzerinde durulacak ve konu Kamu İhale Kurulunca verilen kararlarla örneklendirilecektir.

2.Yasal ve İdari Mevzuat

Banka referans mektubu ile ilgili olarak ihale mevzuatında yer alan düzenlemeler aşağıda gösterilmiştir.

4734 sayılı Kanun'un "İhaleye katılımda yeterlik kuralları" başlıklı 10'uncu maddesinde;

İhaleye katılacak isteklilerden mali yeterliğin belirlenmesine ilişkin bankalardan temin edilecek isteklinin mali durumuna ilişkin belgelerin istenebileceği hüküm altına alınmıştır.

Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin "Bankalardan Temin Edilecek Belgeler" başlıklı 34'üncü maddesinde;

"(1) Mali durumu göstermek üzere bankalardan temin edilecek yeterlik belgesi, banka referans mektubudur. Banka referans mektubu, Türkiye'de veya yurt dışında faaliyet gösteren bankalardan temin edilebilir. Banka referans mektubunun ilk ilan veya davet tarihinden sonra düzenlenmiş olması zorunludur.

(2) Banka referans mektubuna ilişkin yeterlik kriterleri aşağıdaki esaslara göre belirlenir:

a) Açık ihale usulüyle yapılan ihaleler ile Kanunun 21'inci maddesinin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde; isteklinin bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatı, teklif edilen bedelin % 10'undan az olamaz.

b) Belli istekliler arasında ihale usulüyle yapılan ihaleler ile Kanunun 21'inci maddesinin (a), (d) ve (e) bentlerine göre yapılan ihalelerde; aday veya isteklinin bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatı, yaklaşık maliyetin % 5'i ile % 15'i aralığında idare tarafından belirlenecek parasal tutardan az olamaz.

c) Yukarıdaki bentlerde belirtilen kriterler, mevduat ve kredi tutarları toplanmak ya da birden fazla banka referans mektubu sunulmak suretiyle de sağlanabilir.

(3) İş ortaklığında, ortaklardan biri, birkaçı veya tamamı tarafından ortaklık oranına bakılmaksızın bu yeterlik kriteri sağlanabilir. Konsorsiyumda ise bu belgelerin her bir ortak tarafından, kendi kısmı için belirlenen yeterlik kriterini sağlayacak şekilde sunulması gerekir.

(4) Gerek görüldüğünde, banka referans mektubunun teyidi ilgili bankanın genel müdürlüğünden veya şubesinden idarelerce yapılır. Yapılan teyitlerin bankanın en az iki yetkilisinin imzasını taşıması zorunludur." hükmü yer almaktadır.

Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin "Belgelerin sunuluş şekli" başlıklı 31'inci maddesinde;

"(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından "aslı idarece görülmüştür" veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.

(2) Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile "ibraz edilenin aynıdır" veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9'uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca "aslının aynıdır" şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir.

'" hükmü yer almaktadır.

Yukarıda anlatılanlar kapsamında banka referans mektubunun temel özellikleri aşağıda gösterilmiştir.

- Banka Referans Mektubunu, Kamu kurum ve kuruluşlarının ihale sürecine girmiş olan işletmelerden banka nezdindeki sicil durumunu gösterir belge olarak işletmelerden istediği referans olarak tanımlayabiliriz.

- Bankalardan verilen Referans Mektupları genelde ihale ön yeterlilik aşamasında istenmektedir. Buradaki amaç bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayri nakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunup bulunmadığını anlamaktır.

- Bankalardan verilen referans mektuplarında genellikle ödeme taahhüdü içermez.

Genelde inşaat ve taahhüt işleriyle ilgili verilmektedir. Aynı zamanda bankalar kredili müşterilerine referans mektupları vermektedir.

- Yapılacak veya girilecek proje ile ilgili olarak işe yetecek kredi ve nakit gücüne sahip olup olmadıklarını saptamak amacıyla istenebilir.

- Referans Mektupları, TL veya döviz olarak düzenlenebilir.

- Banka referans mektubunun ilk ilan tarihinden sonra veya davet tarihinden sonra düzenlenmiş olması zorunludur.

- Banka referans mektupları, mevzuatta tanınan şekil şartlarını taşıması gerekir.

- Banka referans mektubunun isteklinin teklif ettiği bedelin % 10'undan az olmaması gerekir.

- Yukarıdaki kriter, mevduat ve kredi tutarları toplanmak ya da birden fazla banka referans mektubu sunulmak suretiyle de sağlanabilir.

- İş ortaklığında, ortaklardan biri, birkaçı veya tamamı tarafından ortaklık oranına bakılmaksızın bu yeterlik kriteri sağlanabilir.

Konsorsiyumda ise bu belgelerin her bir ortak tarafından, kendi kısmı için belirlenen yeterlik kriterini sağlayacak şekilde sunulması gerekir.



3.Örnek Olaylar

Konun daha iyi anlaşılması açısından, Kamu İhale Kurulunca verilen iki karar örnek olarak sunulmuştur.

1- Örnek Olay

"İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, bahse konu ihalede 12.01.2016 tarihinde tebliğ edilen kesinleşen ihale kararının ekinde yer alan komisyon kararında "Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin "Belgelerin sunuluş şekli" başlıklı 31'inci maddesinde "Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından "aslı idarece görülmüştür" veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur." denilmektedir.

Ancak özel ortak K'Yapı Petrol Tekstil İth. İhr. San. A.Ş. İş Ortaklığının sunduğu banka referans mektubunun, asıl belgenin banka tarafından aslı gibidir yapılmış bir sureti olduğu görülmüştür.

Bu bağlamda söz konusu belgelerin Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin "belgelerin sunuluş şekli" başlıklı 7.7'nci maddesine uygun olmadığı belirlenmiştir.

Benzer bir hususta, 04.07.2011 tarihli 2011/UY.III-2311 nolu KİK kararında; başvuru sahibinin teklif dosyası kapsamında sunduğu banka referans mektubunun, asıl belgenin bir sureti olması sebebiyle idarece başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakma işleminin yerinde olduğu görülmüştür" denilerek tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı,

Teklif ekinde sunulan banka referans mektubunun asıl belgenin bir sureti olması nedeniyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata aykırı olduğu iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

...

07.10.2015 tarihinde yapılan ihaleye 21 istekli tarafından teklif verilmiş olup 2 isteklinin teklifi geçici teminat mektubu süresinin İdari Şartname'nin 26.3'üncü maddesinde belirtilen süreden daha kısa olması, başvuru sahibi dahil 2 isteklinin teklifi banka referans mektuplarının Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin "belgelerin sunuluş şekli" başlıklı 31'inci maddesine uygun olmaması, 1 isteklinin teklifi ise yasaklı olması nedeniyle değerlendirme dışı bırakılmıştır.

...

İdari Şartname'nin "Ekonomik ve mali yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler" başlıklı 7.4'üncü maddesinin 7.4.1'üncü alt maddesinde "7.4.1. İsteklinin teklif ettiği bedelin % 10'undan az olmamak üzere bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisi ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatını gösteren banka referans mektubu sunması zorunludur. Banka referans mektubunun ilk ilan tarihinden sonra düzenlenmiş olması zorunludur.

Yukarıdaki kriter, mevduat ve kredi tutarları toplanmak ya da birden fazla banka referans mektubu sunulmak suretiyle de sağlanabilir.

İş ortaklığında, ortaklardan biri, birkaçı veya tamamı tarafından ortaklık oranına bakılmaksızın bu yeterlik kriteri sağlanabilir. Konsorsiyumda ise bu belgelerin her bir ortak tarafından, kendi kısmı için belirlenen yeterlik kriterini sağlayacak şekilde sunulması gerekir." düzenlemesi,

Söz konusu İdari Şartname'nin "Belgelerin sunuluş şekli" başlıklı 7.7'nci maddesinde "7.7.1. İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesi'nin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde; Gazete İdaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca "aslının aynıdır" şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir.

Kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden temin edilebilen ve teyidi yapılabilen ihaleye katılım ve yeterlik belgelerinin internet çıktısı sunulabilir.

7.7.2. Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile "ibraz edilenin aynıdır" veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir.

7.7.3. İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından "aslı idarece görülmüştür" veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler.

..." düzenlemesi yer almaktadır.

Anılan Yönetmelik'in 31'inci ve İdari Şartname'nin 7.7'nci maddesinde ihalede sunulacak belgelerin nasıl sunulması gerektiği hususları düzenlenmiş olup, anılan mevzuat hükümleri uyarınca yönetmelikte sayılan belgeler dışında isteklilerin teklifleri kapsamında sundukları belgelerin aslını veya aslına uygun olduğu noterce onaylanmış örneklerini veya aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından "aslı idarece görülmüştür" veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini sunmaları gerekmektedir.

Bu bağlamda sunulan "banka referans mektubunun" da "belgelerin sunuluş şekline" uygun bir biçimde teklif ekinde sunulması gerekmektedir.

Bahse konu ihalede 12.01.2016 tarihli ihale komisyonu kararı ile başvuru sahibi T'Tarım İnş. San.ve Tic. Ltd. Şti.& Kurumsal Yapı Petrol Tekstil İth. İhr. San. A.Ş. İş Ortaklığının teklifinin "'Özel ortak K' Yapı Petrol Tekstil İth. İhr. San. A.Ş.nin sunduğu banka referans mektubunun, asıl belgenin banka tarafından aslı gibidir yapılmış bir sureti olduğu görülmüştür.

Bu bağlamada söz konusu belgelerin Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin "belgelerin sunuluş şekli" başlıklı 31. maddesi ve İdari Şartname'nin "belgelerin sunuluş şekli" başlıklı 7.7'nci maddesine uygun olmadığı belirlenmiştir'" gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı görülmüştür.

İdarece 23.02.2016 tarihli ve 102267 sayılı yazı ekinde asılları gönderilen T'Tarım İnş. San.ve Tic. Ltd. Şti.- K'Yapı Petrol Tekstil İth. İhr. San. A.Ş. İş Ortaklığının teklif ekinde sunduğu banka referans mektubunun incelenmesinde; İş Ortaklığının özel ortağı tarafından sunulan 06.10.2015 tarihli ve 1257799 sayılı Türkiye Garanti Bankası A.Ş. İpekyolu/Gaziantep Şubesi tarafından düzenlenmiş (ıslak imzalı olmayan) banka referans mektubunun aynı bankanın İçerenköy Şubesi tarafından "aslı gibidir" kaşesi basılarak anılan şube yetkilisi tarafından ıslak imzalı olarak sunulduğu, dolayısıyla sunulan banka referans mektubunun, asıl belgenin başka bir banka şubesi tarafından "aslı gibidir" yapılmış bir sureti olduğu, bu haliyle sunulan belgenin anılan Yönetmelik'in "belgelerin sunuluş şekli" başlıklı 31'inci maddesine ve İdari Şartname'nin 7.7'nci maddesine uygun olmadığı görüldüğünden başvuru sahibinin idarece yukarıda belirtilen gerekçelerle teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işleminde mevzuat hükümlerine bir aykırılık bulunmadığından başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

2- Örnek Olay

"6) İhale üzerinde kalan istekli tarafından sunulan banka referans mektubunun miktar ve şekil yönünden uygun olmadığı; belgenin ihale ilan tarihinden sonra alınması gerekirken önce alındığı,

...

İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından Akbank T.A.Ş. Erikli Şubesi tarafından ihale ilk ilan tarihinden sonra 13.07.2016 tarihinde düzenlenmiş banka referans mektubunun sunulduğu, belgede Yönetici" unvanlı Ö...İ...ile "Yetkili" unvanlı H..T.'nun imzalarının yer aldığı, sunulan belgede kullanılmamış nakdi tutarın 9.274.678,15 TL, kullanılmamış gayri nakdi tutarın ise 5.984.994,54 TL olduğu, bu iki tutarın toplamının teklif bedelinin %10'unun üzerinde olduğu anlaşıldığından başvuru sahibinin bu iddiası yerinde görülmemiştir."



4.Değerlendirme ve Sonuç

Gerek mevzuat kısmında, gerekse de örnek olaylarda detaylı olarak gösterildiği üzere;

Banka referans mektupları, ihaleye katılan firmanın ihale konusu olan işi gerçekleştirebilecek finansal imkana sahip olduğunu göstermek ve/veya kanıtlamak amacıyla bankalar tarafından düzenlenen belgelerdir.

Banka referans mektupları, ihale mevzuatında belirtilmiş olan şekil şartına uymalıdır. Şekil şartına uymayan teminat mektupları sunulması ihaleden elenmeyle sonuçlanacaktır. Banka referans mektuplarının ihale mevzuatında belirtilen içeriklere uygun hazırlanması gerekir. Banka referans mektuplarında dikkat edilmesi gereken diğer bir konu ise banka referans mektuplarının ihale mevzuatına gösterilen şekliyle ihaleye sunulması gerekir.

Sonuç itibariyle banka referans mektubuyla ilgili olarak karşımıza üç (3) önemli şart çıkmaktadır.

Bu şartlar;

1- Şekil şartı

2- İçerik şartı

3- İhale sunulma şekli

Banka referans mektuplarının yukarıda belirtilen şartlar sağlanarak ihaleye sunulmaması halinde, ihaleden elenme ve maddi kayıplar söz konusu olacaktır. Bu kapsamda istekli firma tarafından maddi kayıplara uğramaması açısından yukarıda belirtilen hususlara uyulmak suretiyle banka referans mektuplarının hazırlanması gerektiği açıktır.